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Power BI - Export in Excel

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Power BI – Export in Excel

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Jan Trummel - Coach für  Excel und  Power BI

Jan Trummel hat mehr als 800 Seminare zu den Themen Power BI, Datenbanken und Excel durchgeführt.

Um Ihre Daten aus Power BI in Excel zu exportieren, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können die Daten aus Power BI z.B. als CSV- bzw. Excel-Datei exportieren oder mit Excel eine Verbindung zum Power BI-Dienst aufbauen. Wie dies genau funktioniert und welche Voraussetzungen Sie dafür erfüllen müssen, zeige ich Ihnen Schritt für Schritt in diesem Artikel.

Der Anlass für mich, diesen Artikel zu schreiben, war folgende Leseranfrage, die ich über meinen Q&A-Bereich erhalten habe:

Hallo Jan,

erstmal vielen Dank für die Möglichkeit, hier auf direktem Weg Fragen stellen zu können. Finde ich super!

Meine Frage dreht sich um den Export von Power BI Reports in Excel. Soweit ich gesehen habe, hast du bisher nur den PDF-Export behandelt.

Ich versuche, ein einzelnes Tabellen-Visual in Excel zu exportieren, bin aber mit der Datenqualität überhaupt nicht zufrieden. Einerseits wird die Formatierung der Tabelle komplett gelöscht. Es werden einerseits nur zeilenweise Daten exportiert und diese dann komplett in die erste Spalte in Excel übernommen (siehe Foto). Andererseits werden die Werte, sobald man die Daten mittels „Datentools“ -> „Text in Spalten“ formatiert, mehr oder weniger zufällig in verschiedene Zahlenformate (Datum, verschiedene Nachkommastellen, etc) geändert. Gibt es hier eine sauberere Variante? Gefühlt liegen die Daten in Power BI schon in einem sehr ähnlichen Format vor, trotzdem tut sich das Programm extrem schwer beim Export in Excel.

Importierte CSV-Datei in Excel, wobei Daten nicht in Spalten stehen, sondern durch Kommas getrennt sind.
Mein Leser hat eine CSV-Datei aus Power BI Desktop exportiert und in Excel geöffnet. Mit dem Ergebnis ist er jedoch nicht zufrieden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Daten aus Power BI in Excel zu importieren. Ich werde im Folgenden verschiedene Optionen vorstellen.

Möglichkeit 1: Daten aus der Tabellenansicht kopieren und in Excel einfügen

Sie können alle Daten aus einer Tabelle einfach über das Kontextmenü kopieren. Wechseln Sie dazu in Power BI Desktop in die Tabellenansicht. Wählen Sie auf der rechten Seite die gewünschte Tabelle aus. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle der Tabelle. Das Kontextmenü öffnet sich. Wählen Sie jetzt den Befehl Tabelle kopieren.

Für eine Tabelle in Power BI Desktop ist das Kontextmenü geöffnet und der Befehl "Tabelle kopieren" ist grün eingekreist.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Tabelle und wählen Sie "Tabelle kopieren"

Öffnen Sie anschließend eine Excel-Datei und fügen Sie die Daten dort ein.

Arbeitsblatt in Excel, in welches eine Tabelle eingefügt wurde. Die Tabelle ist noch markiert.
Fügen Sie die aus Power BI Desktop kopierte Tabelle in Excel ein

Zu beachten ist, dass Sie über diesen Weg eventuell nicht alle Zeilen kopieren können, wenn die Power BI-Tabelle sehr groß ist.

Möglichkeit 2: Daten aus einer Visualisierung als CSV-Datei exportieren und in Excel einfügen

Sie können die Daten aus einer Visualisierung in Power BI Desktop als CSV-Datei exportieren. Power BI Desktop leitet die Daten genau so aus, wie Sie diese in der Visualisierung sehen.

Klicken Sie in der Visualisierung oben rechts auf die drei kleinen Pünktchen. Wählen Sie dann den Befehl Daten exportieren.

Zeigt eine Visualisierung in Power BI Desktop, für welche das "3 Pünktchen"-Menü geöffnet und der Befehl "Daten exportieren" markiert ist.
Über den Befehl "Daten exportieren" können Sie die Daten der Visualisierung als CSV-Datei speichern

Vergeben Sie einen Dateinamen für die CSV-Datei (Power BI nennt diese standardmäßig "data.csv") und legen Sie einen Speicherort fest.

Dialog "Speichern unter" in Power BI Desktop.
Legen Sie den Namen und den Speicherort der CSV Datei fest

In Excel importieren Sie die CSV-Datei am besten über Power Query. Gehen Sie auf die Registerkarte Daten. Dort finden Sie den Befehl Daten abrufen. Wählen Sie Aus Datei und dann Aus Text/CSV. Ein Explorer-Fenster öffnet sich, über welches Sie die CSV-Datei auswählen können. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Öffnen.

In Excel ist die Registerkarte "Daten" ausgewählt. Der Menüpunkt "Daten auswählen" ist geöffnet. Dort sind "Aus Datei" und dort "Aus Text/CSV" jeweils grün eingekreist.
In Excel können Sie die CSV-Datei direkt über Power Query importieren

Jetzt können Sie die Daten entweder im Power Query-Editor von Excel noch aufbereiten (Schaltfläche Daten transformieren) oder sie so wie diese in der Vorschau zu sehen sind, direkt in ein Excel-Arbeitsblatt importieren (Schaltfläche Laden). Ich entscheide mich hier die Daten direkt zu importieren.

Dialog in Excel zeigt die Vorschau auf die zu importierende CSV-Datei.
Excel zeigt Ihnen eine Vorschau auf die Daten. Bei Bedarf können Sie diese noch transformieren.

Die Daten befinden sich nun in Excel.

Arbeitsblatt in Excel mit der importierten Tabelle aus der CSV-Datei.
Die Daten sind nun in Excel eingefügt

Hinweis: Stellen Sie in Power BI Desktop vor dem Export die Formate richtig ein! Ansonsten kann es sein, dass Komma und Punkt in der CSV-Datei vertauscht sind.

Vergleich: Zahlen einmal nicht und darunter als Währung formatiert. Jeweils daneben das Ergebnis des CSV-Exports.
Stellen Sie in Power BI die Formate für Zahlen richtig ein, damit in der CSV-Datei Punkt und Komma nicht vertauscht sind!

Möglichkeit 3: Daten aus einer Visualisierung im Power BI-Dienst exportieren

Für alle jetzt folgenden Möglichkeiten müssen Sie den Bericht im Power BI-Dienst veröffentlichen. Außerdem benötigen Sie eine kostenpflichtige Power BI Pro-Lizenz, um die gezeigten Optionen zu verwenden. (Die Lizenz brauchen Sie übrigens nicht, wenn Ihr Unternehmen über eine Power BI-Premium-Kapazität verfügt.)

Wenn Sie Ihren Bericht im Power BI-Dienst veröffentlichen, haben Sie sogar noch mehr Möglichkeiten, die Daten aus einer Visualisierung zu exportieren. Auch hier klicken Sie wieder auf die 3 kleinen Pünktchen in der Visualisierung. Wählen Sie dann erneut Daten exportieren.

Visualisierung im Power BI-Dienst, für welche der Befehl "Daten exportieren" im 3-Pünktchen-Menü grün eingekreist ist.
Wählen Sie in der Visualisierung im veröffentlichten Power BI-Bericht den Befehl "Daten exportieren"

Sie haben anschließend folgende Optionen:

  • Daten mit aktuellem Layout
  • Zusammengefasste Daten
  • Zugrunde liegende Daten

Die Option Daten mit aktuellem Layout

Mit der ersten Option Daten mit aktuellen Layout exportieren Sie die Daten der Visualisierung so, wie Sie diese jetzt gerade sehen. Der Unterschied zur Variante in Power BI Desktop ist jedoch, dass Sie die Daten als Excel-Datei erhalten und nicht als CSV-Datei.

Dialog zum Exportieren von Daten aus einer Visualisierung im Power BI-Dienst. Die Option "Daten mit aktuellem Layout" ist ausgewählt, daneben ist die exportierte Tabelle in Excel zu sehen.
Über "Daten mit aktuellem Layout" erhalten Sie die Daten der Visualisierung als formatierte Excel-Tabelle.

Hinweis: Sie können auf diesem Weg allerdings maximal 150.000 Zeilen exportieren.

Die Option Zusammengefasste Daten

Die 2. Option Zusammengefasste Daten erlaubt Ihnen gleich 3 verschiedene Datenformate:

  • Excel-Datei mit Liveverbindung und maximal 500.000 Zeilen
  • Excel-Datei (ohne Liveverbindung) mit maximal 150.000 Zeilen
  • CSV-Datei mit maximal 30.000 Zeilen

Bei einer Liveverbindung können Sie die Excel-Tabelle jederzeit aktualisieren. Dafür öffnen Sie einfach das Kontextmenü durch einen Rechtsklick auf die Excel-Tabelle. Wählen Sie dort den Befehl Aktualisieren.

Dialog zum Exportieren von Daten aus einer Visualisierung im Power BI-Dienst. Die Option "Zusammengefasste Daten" ist ausgewählt, daneben ist die exportierte Tabelle mit geöffnetem Kontextmenü in Excel zu sehen.
Über "Zusammengefasste Daten" erhalten Sie eine Excel-Tabelle, die Sie sogar aktualisieren können.

Die Option Zugrunde liegende Daten

Die dritte Option Zugrunde liegende Daten liefert Ihnen die Rohdaten, die zum Berechnen der Daten in der Visualisierung verwendet werden. Hier werden jedoch nicht alle Spalten exportiert und es gibt auch keine Liveverbindung.

Dialog zum Exportieren von Daten aus einer Visualisierung im Power BI-Dienst. Die Option "Zugrunde liegende Daten" ist ausgewählt, daneben ist die exportierte Tabelle in Excel zu sehen.
Über "Zugrunde liegende Daten" erhalten Sie die Rohdaten als formatierte Excel-Tabelle (ohne Liveverbindung)

Das können Sie tun, wenn einige dieser Optionen deaktiviert sind

Es kann sein, dass Sie einige oder sogar alle der eben gezeigten Optionen nicht verwenden können. Die Optionen sind dann ausgegraut. Sollte dies der Fall sein, dann waren die Optionen in der Power die Desktop-Datei nicht aktiviert.

In Power BI Desktop finden Sie in den Optionen und dann im Abschnitt Berichtseinstellungen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zum Daten exportieren. Stellen Sie hier die gewünschten Optionen ein und veröffentlichen Sie die Datei noch einmal im Power BI-Dienst.

In den Optionen von Power BI Desktop sind die "Berichtseinstellungen" geöffnet. Das Auswahlmenü unter "Daten exportieren" ist grün umrandet.
In den Berichtseinstellungen von Power Desktop können Sie festlegen, welche Optionen aktiviert sind.

Die Einstellungen können Sie stattdessen auch direkt im Power BI-Dienst vornehmen. Öffnen Sie dazu unter Datei die Einstellungen. Suchen Sie den Abschnitt Daten exportieren und stellen Sie im Auswahlfeld die gewünschte Option ein. Speichern Sie die Einstellungen und laden Sie die Seite im Browser neu. Dann sollten Ihnen alle Optionen zur Verfügung stehen.

Einstellungen im Power BI-Dienst für die Option "Daten exportieren"
Auch im Power BI-Dienst können Sie die Einstellungen für das Exportieren von Daten festlegen

Hinweis: Beachten Sie aber, dass Einstellungen im Power BI-Dienst überschrieben werden, wenn Sie die Power BI Desktop-Datei noch einmal veröffentlichen und die Optionen dort nicht geändert sind! Ich empfehle Ihnen daher, die Optionen in Power BI Desktop richtig einzustellen. Dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Möglichkeit 4: Daten mit Excel aus dem Power BI-Dienst importieren

Auch für diese Methode ist es notwendig, dass Sie den Bericht im Power BI-Dienst veröffentlicht haben. Hier importieren Sie im Gegensatz zu der vorherigen Methode die Rohdaten und nicht die Daten einer Visualisierung.

In Excel wählen Sie wiederum auf der Registerkarte Daten und dann den Befehl Neue Abfrage. Gehen Sie diesmal auf Aus Power Platform und wählen Sie Ihr Power BI-Konto. (Sie müssen in Excel mit Ihrem Microsoft-Konto angemeldet sein.)

Menü „Daten abrufen“ in Excel. „Aus Power Platform“ und dort mein Power BI-Konto sind grün eingekreist.
Sie können direkt aus Excel heraus auf ihr Power BI-Konto zugreifen

Sie können nun auf alle freigegebenen Datasets zugreifen, für welche Ihr Konto eine Berechtigung hat. Um die Daten zu importieren, stellt Ihnen Excel 2 Varianten zur Verfügung:

  • PivotTable einfügen
  • Insert Table
Seitenleiste „Power BI-Datasets“ in Excel.
Excel zeigt Ihnen die Datasets aus dem Power BI-Dienst an

Daten als Pivot-Tabelle einfügen (PivotTable einfügen)

Wenn Sie die Daten gerne mit einer Pivot-Tabelle analysieren möchten, dann klicken Sie auf PivotTable einfügen. Excel erzeugt ein neues Blatt und dort eine Pivot-Tabelle. Ziehen Sie die Felder in die gewünschten Bereiche, damit Excel den Pivot-Bericht anlegt.

Pivot-Tabelle in Excel
Mit einer Pivot-Tabelle können Sie die Daten aus Power BI gut und schnell analysieren

Besonders schön ist, dass die Pivot-Tabelle eine Verbindung zum Power BI-Dienst hat. Das bedeutet, dass Sie den Pivot-Bericht jederzeit aktualisieren können!

Daten als Tabelle einfügen (Insert Table)

Mit dieser Variante können Sie in einem speziellen Dialogfenster eine einfache Tabelle anlegen. Das Verfahren ist ähnlich, wie als wenn Sie in Power BI Desktop eine Tabellen-Visualisierung verwenden.

Der Dialog "Create Table" in Excel.
Über "InsertTable" definieren Sie die Tabelle, die in Excel importiert werden soll

Als Ergebnis erhalten Sie eine einfache Excel-Tabelle, die Sie ebenfalls jederzeit aktualisieren können.

Formatierte Tabelle in Excel.
Das Ergebnis der Aktion "InsertTable" ist eine aktualisierbare Tabelle

Fazit

Hier noch einmal kurz die Möglichkeiten zusammengefasst:

Aus Power BI Desktop heraus haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Daten aus der Tabelle kopieren
  • Daten aus der Visualisierung als CSV-Datei exportieren

Wenn Sie den Bericht im Power BI-Dienst veröffentlicht haben und eine kostenpflichtige Power BI Pro-Lizenz besitzen, dann können Sie:

  • Daten aus der Visualisierung im Power BI-Dienst als CSV- oder Excel-Datei exportieren
  • Mit Excel eine Verbindung zum Power BI-Dienst aufbauen und das Dataset laden

Verwendete Quellen

Microsoft Learn: Exportieren der Daten, die zum Erstellen einer Visualisierung verwendet wurden. Abgerufen am 26.01.2025.