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7. November 2019

Erzeuge beeindruckende Berichte mit Power BI Desktop

Jan Trummel - Coach für  Excel und  Power BI

Jan Trummel
Trainer für Excel und Power BI - erzählt in diesem Blog wie du deine Arbeit effektiver erledigen kannst.

Allgemein

Hier findest du die Inhalte meines 3. LIVE-Trainigs vom 10.07.2019 aus meiner Facebook-Gruppe Power BI und Excel LIVE-Trainings.

Möchtest du einen ansprechenden Bericht erzeugen, in welchem du mehrere Kennzahlen miteinander vergleichst, dann solltest du folgende Grundregel beachten:

Wir lesen einen Text von links nach rechts und von oben nach unten.

Warum ist das so wichtig? Schaue dir einmal folgenden Bericht an, den ich mit Power BI Desktop erzeugt habe. Wir gehen ihn im Folgenden Schritt für Schritt durch:

Zeigt einen Power BI Desktop-Bericht, der 3 Kennzahlen präsentiert
Hier siehst du ein Beispiel für einen Bericht mit Power BI.

Die Überschrift

Da wir einen Text von links oben beginnen zu lesen, wandert unser Blick immer zuerst in die obere linke Ecke. Dort solltest du deshalb die wichtigste Information platzieren: die Überschrift. Sie sollte kurz und knapp beschreiben, wovon der Bericht handelt.

Zeigt den Bericht mit rot eingekreister Überschrift.
Der erste Blick wandert in die linke obere Ecke!

Denke einmal an einen Zeitungsartikel. Die Schlagzeile verrät dir sofort, welche Informationen der Artikel dir liefert. Nur wenn dich das Thema interessiert, liest du weiter.

Das wichtigste immer zuerst!

In einem Zeitungsartikel folgt auf die Überschrift in der Regel eine kurze, meist in Fettschrift gedruckte Zusammenfassung. Der Leser erhält die wichtigsten Informationen in kurzer und prägnanter Form. Anschließend entscheidet er wieder, ob ihn auch die restlichen und dann natürlich detaillierteren Informationen interessieren.

Baue den Bericht deshalb so auf, dass er die Informationen oben sehr kompakt und dann nach unten hin immer detaillierter präsentiert. Achte darauf, dass die Visualisierungen, die du untereinander anordnest, die gleichen Größen aufweisen und bündig ausgerichtet sind. Schaue des Weiteren, dass du in einer Spalte die gleichen Formatierungen nutzt.

Jede Zeile sollten Daten zu verschiedenen Kennzahlen, aber auf gleicher Detailebene liefern! So machst du es dem Leser leicht, die Kennzahlen miteinander zu vergleichen.

Zeigt, wie Informationen auf dem Bericht horizontal und vertikal angeordnet werden sollten.
So ordnest du die Informationen auf dem Bericht an.

Deshalb beginne ich in meinem Bericht mit einer sehr kompakten Information, nämlich dem Gesamtwert für jede Kennzahl.

Möchte der Leser anschließend genauere Informationen erhalten, kann er sich die nächste Zeile anschauen. Hier erfährt er, wie sich die Kennzahlen auf die vier Quartale des Jahres verteilen. Übrigens enthält auch diese Zeile zwei Informationsebenen: zunächst einmal die visuelle Ebene in Form des Kreisdiagrammes. Anhand der Größe der Kreisstücke lassen sich die Quartale schon gut miteinander vergleichen. Wer mehr Informationen benötigt, der kann sich die Datenbeschriftungen anschauen und den genauen Wert jedes Quartals ablesen.

Die darauffolgende Zeile beinhaltet noch detailliertere Informationen, nämlich die Verteilung der Kennzahlen auf die zwölf Monate des Jahres. Auch hier stehen die Informationen einmal visuell anhand der Säulengröße und noch detailreicher über die Datenbeschriftungen zur Verfügung.

Wichtige Information besonders hervorheben

Zeigt die wichtigste Information, den Gewinn, besonders hervorgehoben.
Hebe die wichtigste Information durch geeignete Formatierungen hervor.

Die wichtigste Kennzahl für den Unternehmer ist natürlich der Gewinn. Deshalb bringe ich sie auch in der ersten Spalte. Außerdem hebe ich die drei Visualisierungen, die diese Kennzahl beschreiben, durch eine besondere Hintergrundfarbe hervor. So mache ich die wichtigste Information visuell sichtbar und lenke den Fokus des Lesers auf diese Kennzahl.

Fazit

Wenn du diese Grundregeln beachtest, kannst du einen Bericht erzeugen, der für Lesergruppen mit unterschiedlich starkem Interesse am Thema optimiert ist und trotzdem reichhaltige Informationen liefert.

Hier noch einmal für dich zusammengefasst:

  • Wir lesen einen Text von links nach rechts und von oben nach unten.
  • Verwende eine prägnante Überschrift (Schlagzeile).
  • Beginne oben mit kompakten Informationen und werde nach unten hin detaillierter.
  • Ordne Elemente mit gleichem Detaillierungsgrad nebeneinander an.
  • Du kannst den Fokus auf bestimmte Elemente lenken, indem du sie anders formatierst.

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