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7. November 2019

Einen Bericht mit Teilergebnissen erstellen

Jan Trummel - Coach für  Excel und  Power BI

Jan Trummel
Trainer für Excel und Power BI - erzählt in diesem Blog wie du deine Arbeit effektiver erledigen kannst.

Allgemein

Sie haben folgende Datei mit Informationen zu Artikeln, welche Kunden bei Ihnen bestellt haben.

Zeigt eine Excel-Tabelle mit mehreren Spalten.
In dieser Excel-Tabelle werde ich Teilergebnisse erzeugen

 Das Ziel:

Sie wollen Ihrem Vorgesetzten einen Bericht vorlegen, welcher den Gesamtumsatz pro Artikel ausgibt. Der Vorgesetzte will einerseits die einzelnen Datensätze, aber auch die Teilergebnisse (also den Gesamtumsatz pro Artikel) in der Tabelle sehen. Toll wäre es auch, wenn es die Möglichkeit gäbe die einzelnen Datensätze bei Bedarf auszublenden, sodass nur noch die Teilergebnisse zu sehen wären. Und wenn das Ganze dann auch noch ausgedruckt werden könnte, wäre ihr Chef absolut begeistert.
Diese Aufgabe lösen sie tatsächlich mit wenigen Klicks!

Schritt 1: Sortieren

Zunächst einmal ist wichtig, dass Sie die Tabelle nach der Artikelspalte sortieren. Merken Sie sich, dass Sie die Tabelle nach der Spalte sortieren müssen, für welche sie die Teilergebnisse ausgeben wollen.
Und so geht es ganz einfach: Klicken Sie zuerst in die Tabelle (das ist wichtig, damit sie sich das lästige Markieren der Tabelle sparen können) und wählen Sie dann über die Registerkarte Daten >> Gruppe „Sortieren und Filtern“ den Schalter „Sortieren“. Excel markiert die Tabelle jetzt von ganz alleine!

Zeigt den Dialog "Benutzerdefiniertes Sortieren"
Über das Benutzerdefinierte Sortieren kannst du mehrere Sortier-Ebenen in Excel einstellen.

Stellen Sie unter „Sortieren nach“ die richtige Spalte, also hier „Artikelname“ ein und klicken Sie dann auf OK. Ob Sie auf- oder absteigend sortieren wollen, bleibt natürlich ganz Ihnen überlassen.

Schritt 2: Teilergebnisse einfügen

Stellen Sie sicher, dass sie mit dem Cursor nach wie vor in der Tabelle stehen! Anschließend wählen Sie über die Registerkarte Daten >> Befehlsgruppe „Gliederung“ den Schalter „Teilergebnis“.

Der Dialog "Teilergebnisse" in Excel
In dem Dialog Teilergebnisse stellst du ein, welche deine Excel-Tabelle gruppiert werden soll

Stellen Sie unter „Gruppieren nach“ die Spalte ein, für welche sie die Teilergebnisse ausgeben wollen. Das ist hier die Spalte „Artikelname“.
Welche Excel-Funktion wollen sie benutzen, um den Umsatz pro Artikel zu berechnen? Hier wählen Sie natürlich die Summe! Warum? Sie wollen die Spalte „Gesamtpreis“ für jeden Artikel summieren. Stellen Sie also bei „Unter Verwendung von“ die Funktion Summe ein.
Schlussendlich wählen Sie noch aus, welche Spalte sie verwenden wollen, um das Teilergebnis zu berechnen. Das ist natürlich die Spalte „Gesamtpreis“

Was machen die weiteren Schalter?


Mit „Vorhandene Teilergebnisse ersetzen“ werden bereits vorhandene Teilergebnisse ersetzt. Dieser Schalter ist in diesem Beispiel irrelevant.
Da der Chef den Bericht ja gegebenenfalls auch ausdrucken möchte, wäre es natürlich sehr schön, wenn jede neue Gruppe auf einer neuen Seite anfängt, d. h. nach einem Teilergebnis kommt ein Seitenumbruch und es geht dann auf der neuen Seite weiter. Das kann einfach sehr übersichtlich sein. Wenn Sie das möchten dann setzen Sie einen Haken bei „Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen“.
Sollen die Teilergebnisse am Gruppenanfang oder am Gruppenende angezeigt werden? Das steuern Sie mit „Ergebnisse unterhalb der Daten anzeigen“.

Datensätze ausblenden

Sie werden bemerkt haben, dass Sie links an der Seite einen Bereich mit 3 Nummern haben.

Ein Ausschnitt des Excel-Fensters, in welchem Schalter zum Auf- und Zuklappen einer Gruppe zu sehen sind.
Mit diesen Schaltflächen kannst du Excel anweisen, die Gruppen ein- oder auszublenden.

1: Sie sehen nur noch das Gesamtergebnis.
2: Sie sehen die Teilergebnisse und das Gesamtergebnis.
3: Sie sehen die Datensätze sowie die Teilergebnisse und das Gesamtergebnis.

Schritt 3: Alle Spalten auf einer Seite drucken

Klicken Sie unter Datei >> Drucken den ganz unten wo „Keine Skalierung“ steht und wählen Sie „Alle Spalten auf einer Seite drucken“. Wenn es zu schmal ist, ggf. das Blatt noch ins Querformat legen.

Und voilà, fertig ist ihr Bericht!